Liquiditätsplanung erstellen: Schritt für Schritt zur 13-Wochen-Planung

Viele Unternehmer merken erst am Kontoauszug, dass das Geld nicht reicht, obwohl die Aufträge laufen und die BWA Gewinn zeigt. Die Ursache ist fast immer dieselbe: Zwischen der Rechnung an den Kunden und seiner Zahlung liegen Wochen, Mitarbeiter und Lieferanten wollen aber pünktlich ihr Geld. Eine Liquiditätsplanung macht diese Wochen sichtbar.

Was gehört in eine Liquiditätsplanung?

In die Planung gehört nur Geld, das tatsächlich fließt, zu dem Termin, an dem es fließt. Das unterscheidet sie von der Gewinnrechnung: Eine Rechnung, die du heute schreibst, ist heute Umsatz, aber erst in 30 oder 60 Tagen Geld auf dem Konto. Abschreibungen tauchen gar nicht auf, die Tilgung eines Kredits dagegen schon.

Auf der Seite der Einzahlungen stehen:

• offene Rechnungen an Kunden mit dem Datum, an dem sie voraussichtlich bezahlt werden
• Aufträge, die demnächst abgerechnet werden, mit ihrem Zahlungsziel
• Anzahlungen und Abschläge, die vereinbart sind
• sonstige Eingänge wie Erstattungen, Zuschüsse oder eine Kreditauszahlung

Auf der Seite der Auszahlungen stehen:

• Löhne und Gehälter, dazu die Sozialabgaben mit ihren festen Terminen
• offene Rechnungen von Lieferanten mit ihrer Fälligkeit
• Miete, Leasing, Versicherungen und andere Fixkosten
• Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Vorauszahlungen
• Zins und Tilgung von Krediten
• geplante Anschaffungen und Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld

Die Daten dafür liegen zum größten Teil schon vor: Die offenen Posten kommen aus der Buchhaltung, die festen Zahlungen aus dem Konto der letzten Monate, die kommenden Aufträge aus deinem Kopf oder deinem Angebotsprogramm.

Wie erstellst du eine Liquiditätsplanung Schritt für Schritt?

Du brauchst eine Tabelle mit einer Spalte je Woche und einer Zeile je Zahlungsart. So legst du sie an:

1. Spalten anlegen: 13 Wochen ab der aktuellen Kalenderwoche, jede Spalte mit dem Montag der Woche beschriftet.
2. Erste Zeile: Kontostand zu Beginn der Woche. In Woche 1 trägst du den heutigen Stand aller Geschäftskonten ein, ohne Kreditrahmen.
3. Einzahlungen eintragen: jede offene Kundenrechnung in die Woche, in der der Kunde erfahrungsgemäß zahlt, nicht in die Woche der Fälligkeit.
4. Auszahlungen eintragen: zuerst alles mit festem Termin (Löhne, Abgaben, Miete, Kredite), dann die Lieferantenrechnungen nach Fälligkeit.
5. Endbestand berechnen: Anfangsbestand plus Einzahlungen minus Auszahlungen. Der Endbestand wird zum Anfangsbestand der nächsten Woche.
6. Mindestbestand festlegen: den Betrag, unter den das Konto nie fallen soll, etwa die Löhne eines Monats. Jede Woche darunter markierst du.

Für die Einzahlungen lohnt ein Blick auf das echte Zahlungsverhalten deiner Kunden. Zahlt ein Kunde mit 30 Tagen Ziel regelmäßig nach 45 Tagen, gehört seine Rechnung in die spätere Woche. Wie du offene Forderungen schneller hereinholst, beschreibt die Seite Debitorenmanagement.

Wie gehst du mit unsicheren Zahlungen um?

Nicht jede Zahlung steht fest. Ein Auftrag kann sich verschieben, ein Kunde kann länger brauchen, eine Anschaffung kann teurer werden. Trenne deshalb in der Tabelle zwischen sicheren und unsicheren Beträgen: Sicher sind Löhne, Miete, Abgaben und Rechnungen, die schon geschrieben sind. Unsicher sind Aufträge, die noch nicht abgerechnet sind, und Zahlungen von Kunden, die oft spät zahlen.

Für die unsicheren Beträge reicht eine zweite Fassung der Planung, in der du sie zwei bis vier Wochen später einträgst oder ganz weglässt. Liegt auch diese vorsichtige Fassung über deinem Mindestbestand, bist du auf der sicheren Seite. Fällt nur die vorsichtige Fassung unter den Mindestbestand, weißt du, welche Zahlung du im Auge behalten musst.

Wie sieht ein Beispiel für eine Liquiditätsplanung aus?

Ein Ingenieurbüro mit 18 Mitarbeitern arbeitet an zwei großen Projekten. Die Kunden zahlen in Abschlägen, die Gehälter gehen am Monatsende raus. Ein Ausschnitt aus der 13-Wochen-Planung, Wochen 4 bis 6:

Bis Woche 5 sieht alles gut aus, der Kontostand steigt sogar. In Woche 6 treffen die Gehälter auf eine Woche ohne Abschlag, das Konto rutscht ins Minus. Wer das in Woche 1 sieht, hat fünf Wochen Zeit: den nächsten Abschlag eine Woche früher abrufen, eine Lieferantenrechnung später zahlen oder mit der Bank über den Kontokorrent sprechen. Ohne Planung steht die Lücke erst am Gehaltstag fest.

Warum plant man rollierend über 13 Wochen?

13 Wochen sind ein Quartal. Der Zeitraum ist kurz genug, dass du die meisten Zahlungen genau kennst, und lang genug, dass dir nach einer erkannten Lücke Zeit zum Handeln bleibt. Ein Kreditgespräch, eine neue Zahlungsvereinbarung oder ein verschobener Kauf brauchen Wochen, nicht Tage.

Rollierend heißt: Jede Woche fällt die vergangene Woche heraus und hinten kommt eine neue dazu. Vorher gleichst du die abgelaufene Woche mit dem Konto ab. Wo sich Plan und Ist unterscheiden, korrigierst du die Annahme für die kommenden Wochen, etwa wenn ein Kunde wieder später gezahlt hat. Dieser Abgleich ist ein Soll-Ist-Vergleich im Kleinen und macht die Planung mit jeder Woche genauer.

Für den Blick über das Jahr reicht die Wochenplanung nicht. Dafür ergänzt du eine Planung über 12 Monate mit Monatsbeträgen aus Planumsatz und Plankosten, also aus deiner Unternehmensplanung. Diese Planung zeigt Saison, Investitionen und den Finanzierungsbedarf, die 13-Wochen-Planung zeigt die nächsten Zahltage.

Welche Fehler machen Liquiditätsplanungen unbrauchbar?

• Wer eine Rechnung in der Woche des Rechnungsdatums einplant statt in der Woche der Zahlung, plant zu früh Geld ein.
• Das Zahlungsziel ist ein Wunsch. Grundlage der Planung ist das tatsächliche Zahlungsverhalten deiner Kunden.
• Umsatzsteuer, Sozialabgaben, Versicherungen im Jahresrhythmus und Weihnachtsgeld werden leicht vergessen, weil sie nicht jede Woche anfallen.
• Der Kontokorrent ist eine Reserve, kein Guthaben. Er gehört in eine eigene Zeile unter dem Endbestand, nicht in den Kontostand.
• Eine Planung, die niemand wöchentlich abgleicht, stimmt nach vier Wochen nicht mehr.

Der letzte Fehler ist der häufigste Grund, warum Planungen in der Schublade landen. Die Tabelle selbst ist schnell gebaut, die Arbeit liegt im wöchentlichen Nachhalten.

Zeigt die Planung, dass die Zahlungsfähigkeit ernsthaft gefährdet ist, gelten für Geschäftsführer einer GmbH gesetzliche Pflichten mit festen Fristen. Bei Zahlungsunfähigkeit muss der Insolvenzantrag spätestens nach drei Wochen gestellt werden. Eine laufende Planung zeigt rechtzeitig, ob es so weit kommen kann.

Wann reicht eine Excel-Tabelle nicht mehr?

Für ein Unternehmen mit einem Konto und überschaubar vielen offenen Rechnungen reicht eine Excel-Tabelle, solange jemand sie jede Woche pflegt. Schwierig wird es, wenn:

• mehrere Konten oder Gesellschaften zusammengeführt werden müssen
• jede Woche Dutzende offene Posten von Hand übertragen werden
• mehrere Personen an der Datei arbeiten und niemand weiß, welche Fassung gilt
• die Planung zur Grundlage für Bank oder Investoren werden soll

Dann lohnt eine Planung, die ihre Zahlen direkt aus Bank und Buchhaltung bekommt. Voraussetzung ist eine digitale Buchhaltung, in der die offenen Posten tagesaktuell stehen. Wie sich das Übertragen automatisieren lässt, steht unter KI-Automatisierung. Gerade in Branchen mit Abschlägen und langen Projekten, etwa im Bau, hängt viel an genauen Zahlungsterminen.

Wer die Planung für eine Finanzierungsrunde braucht, plant meist über mehrere Jahre. Wie das aussehen kann, zeigt die Fallstudie Solar Ai Twin. Was ein externer CFO dabei übernimmt, erklärt der Ratgeber CFO as a Service.

Was übernimmt SnC Solution bei der Liquiditätsplanung?

SnC Solution setzt die Planung über 13 Wochen rollierend und 12 Monate auf und aktualisiert sie wöchentlich mit den Ist-Zahlen aus Bank und Buchhaltung. Wird eine Lücke sichtbar, bekommst du einen Hinweis mit Vorschlägen, wie sie sich schließen lässt. Die Entscheidung triffst du. Für Bank und Gesellschafter bereiten wir die Unterlagen vor. Wie das abläuft und was bei dir bleibt, steht auf der Seite Liquiditätsplanung. Die Planung gehört zum Controlling von SnC Solution, zusammen mit dem monatlichen Reporting.