CFO as a Service erklärt: Aufgaben, Modelle und Kosten

In vielen mittelständischen Unternehmen gibt es niemanden, der sich hauptberuflich um die Finanzen kümmert. Die Buchhaltung läuft, die Zahlen liegen vor, aber die Fragen dahinter beantwortet der Geschäftsführer nebenbei selbst.

Was macht ein CFO im Mittelstand?

CFO steht für Chief Financial Officer, auf Deutsch Finanzvorstand oder kaufmännischer Leiter. Er verantwortet alles, was mit Geld zu tun hat, und sieht auf die Zahlen vor allem nach vorn. Im Mittelstand sind das fünf Aufgaben:

• Planung: Umsatz, Kosten, Ergebnis und Liquidität für das nächste Jahr und darüber hinaus, als Unternehmensplanung in einem Modell.
• Reporting: Monat für Monat zeigen, wo das Unternehmen steht, mit Soll-Ist-Vergleich und einer Erklärung der Abweichungen.
• Liquidität: erkennen, wann das Geld knapp wird, bevor es knapp ist, und gegensteuern.
• Finanzierung: Gespräche mit Banken, Investoren und Beirat vorbereiten und führen.
• Entscheidungen: mitrechnen, ob sich eine Investition, ein Preis oder eine Einstellung trägt.

Die laufende Buchhaltung gehört nicht zu diesen Aufgaben, sie ist ihre Grundlage. Ein CFO bucht nicht selbst, er braucht aber saubere und pünktliche Zahlen, um mit ihnen zu arbeiten. Wer die BWA erst sechs Wochen nach Monatsende bekommt, kann damit wenig steuern.

Was bedeutet CFO as a Service?

CFO as a Service heißt: Die Aufgaben eines CFO werden von außen übernommen, in dem Umfang, den das Unternehmen braucht. Statt eine Vollzeitstelle zu besetzen, arbeitet ein externes Team einige Tage im Monat an Planung, Reporting und Finanzierung. Im englischsprachigen Raum heißt dieses Modell Fractional-CFO, weil der Finanzchef nur einen Bruchteil seiner Zeit für ein einzelnes Unternehmen arbeitet.

Andere Namen für dasselbe Modell sind externer CFO oder CFO-Services. Der Unterschied zum klassischen Controlling liegt im Umfang: Controlling liefert und erklärt die Zahlen. CFO as a Service nimmt zusätzlich die Aufgaben dazu, die auf den Zahlen aufbauen, also Finanzierung, Gespräche mit Kapitalgebern und das Mitdenken vor Entscheidungen.

Welche Modelle gibt es: Festanstellung, extern oder stundenweise?

Die Aufgaben eines CFO lassen sich angestellt, extern oder stundenweise besetzen. Die Wege unterscheiden sich in Kosten, Verfügbarkeit und darin, wie viel Wissen im Unternehmen bleibt.

Der angestellte CFO arbeitet in Vollzeit im Unternehmen, kennt jedes Detail und ist jederzeit ansprechbar. Dafür kostet er ein volles Gehalt mit Nebenkosten, die Suche dauert oft mehrere Monate, und fällt er aus, fehlt das ganze Wissen auf einmal. Im Mittelstand ist eine solche Stelle zudem selten ausgelastet, weil viele Aufgaben nur im Monats- oder Jahresrhythmus anfallen.

Beim externen Modell übernimmt ein Team oder eine einzelne Person die Aufgaben anteilig, mit festen Terminen im Monat. Das Fractional-CFO-Modell gehört in diese Gruppe. Abgerechnet wird je nach Anbieter über Tagessätze oder eine feste Monatspauschale. Ein Team hat den Vorteil, dass Urlaub und Krankheit keine Lücke reißen und Erfahrung aus vielen Unternehmen zusammenkommt.

Die stundenweise Beratung ist die kleinste Form: Ein Berater wird für eine konkrete Frage geholt, etwa für ein Bankgespräch oder eine Investitionsrechnung. Das passt für einzelne Anlässe, ersetzt aber keine laufende Steuerung, weil niemand die Zahlen zwischen den Terminen im Blick behält.

Ab welcher Unternehmensgröße ist welches Modell sinnvoll?

Als Anhaltspunkt gilt: Bis etwa 30 Mitarbeiter oder 3 Mio. Euro Umsatz reichen meist eine saubere Buchhaltung und ein Blick auf die Zahlen einmal im Monat. Ab dieser Größe werden die Finanzfragen so häufig, dass die Geschäftsführung sie nicht mehr nebenbei erledigen kann: Banken wollen Planzahlen, der Beirat fragt nach der Liquidität, und jede größere Investition braucht eine Rechnung.

Zwischen dieser Schwelle und der Größe, ab der eine eigene Vollzeitstelle ausgelastet ist, liegt der Bereich, in dem das externe Modell am meisten bringt. Wo diese obere Grenze liegt, hängt stark von der Branche, der Zahl der Gesellschaften und dem Finanzierungsbedarf ab. Eine Gruppe mit mehreren Gesellschaften erreicht sie früher als ein Betrieb mit einem Standort.

Startups kommen oft schon mit der ersten Finanzierungsrunde an diesen Punkt, auch mit wenigen Mitarbeitern. Investoren erwarten eine Planung über mehrere Jahre und ein Reporting, das jeden Monat pünktlich kommt.

Was kostet ein angestellter CFO im Vergleich zum externen Modell?

Die folgende Rechnung zeigt die Größenordnung. Die Zahlen sind Beispielzahlen aus Marktspannen, keine Angebote, und hängen stark von Region, Branche und Erfahrung ab.

Für den angestellten CFO ist ein Jahresgehalt von 180.000 Euro angesetzt, im Mittelstand liegen die Gehälter je nach Größe meist zwischen 120.000 und 250.000 Euro. Eine Personalberatung berechnet für die Suche häufig 25 bis 35 Prozent eines Jahresgehalts. Für das externe Modell ist ein Tagessatz von 1.800 Euro an drei Tagen im Monat angesetzt.

Drei Tage im Monat reichen nur, wenn die Zahlen aus der Buchhaltung pünktlich und sauber kommen. Fehlt diese Grundlage, verbringt auch ein externer CFO seine Zeit mit Aufräumen. Wie sich die Kosten für eine ausgelagerte Buchhaltung zusammensetzen, steht im Ratgeber Buchhaltung auslagern: was es kostet.

Wann passt CFO as a Service nicht?

In diesen Fällen ist ein anderer Weg meist besser:

• Das Unternehmen ist so groß, dass Finanzfragen jeden Tag mehrere Stunden kosten. Dann ist eine eigene Stelle ausgelastet und wirtschaftlich sinnvoller.
• Jemand muss Organverantwortung tragen, etwa als Vorstand einer AG oder als Geschäftsführer mit Unterschrift. Das kann ein externes Team nicht übernehmen.
• Es geht um eine einzelne Frage, etwa ein Bankgespräch im nächsten Monat. Dafür genügt eine Beratung für diesen Anlass.

Auch eine fehlende Zahlenbasis ist ein Grund, die Reihenfolge zu ändern. Wer heute keine verlässliche Buchhaltung hat, sollte sie zuerst aufbauen. Ohne sie bleibt jede Planung eine Schätzung. Sind Belege und Konten nach einigen Monaten in Ordnung, lassen sich die Aufgaben eines CFO auf dieser Grundlage besetzen.

Woran erkennst du, dass die Finanzfragen nebenher nicht mehr gehen?

Die meisten Geschäftsführer merken es an denselben Stellen. Die Planung für die Bank entsteht jedes Jahr im letzten Moment und aus einer alten Datei. Niemand kann sagen, welche Aufträge oder Kunden wirklich Geld bringen, weil der Deckungsbeitrag nirgends steht. Die Frage, ob das Geld in drei Monaten reicht, beantwortet ein Blick auf den Kontostand.

Wenn zwei dieser Punkte auf dich zutreffen, lohnt ein Gespräch darüber, welche Aufgaben du abgeben kannst. Ein guter Einstieg ist eine rollierende Liquiditätsplanung über 13 Wochen. Wie du sie selbst aufbaust, steht im Ratgeber Liquiditätsplanung erstellen.

Was übernimmt SnC Solution bei CFO as a Service?

Wir übernehmen die Aufgaben, die sonst ein CFO macht: die Unternehmensplanung mit Ergebnis, Bilanz und Liquidität, das Monatsreporting mit Besprechung, die Liquiditätssteuerung über 13 Wochen und 12 Monate, die Vorbereitung von Bank- und Investorengesprächen und das Mitdenken vor Entscheidungen. Die Entscheidungen triffst du, wir bereiten sie vor.

Nach dem Erstgespräch analysieren wir in den ersten zwei Wochen Datenbasis, Planung und Finanzierung. In den Wochen drei bis sechs bauen wir Planung, Reporting und Liquiditätssteuerung auf, danach läuft ein Gespräch alle zwei Wochen. Abgerechnet wird als feste Monatspauschale. Für die VOQUZ Labs Group mit elf Gesellschaften hat SnC Solution so ein Reporting im System aufgebaut, das die Planzahlen nicht mehr aus Excel-Dateien zusammenführt, für Solar Ai Twin die Fünfjahresplanung für Investoren und Banken.

Wie die Zusammenarbeit im Einzelnen aussieht und was bei dir bleibt, steht auf der Seite CFO as a Service.