Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Verträge zwischen der SnC Solution GmbH (nachfolgend „SnC“) und ihren Kunden über die Erbringung von Dienstleistungen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

(2) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn SnC ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt auch dann, wenn SnC in Kenntnis der AGB des Kunden Leistungen vorbehaltlos ausführt.

(4) Individuelle Vereinbarungen im Angebot oder in gesonderten Vereinbarungen gehen diesen AGB im Kollisionsfall vor.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Angebote von SnC sind verbindlich für die im Angebot genannte Dauer.

(2) Der Vertrag kommt zustande durch Annahme des Angebots durch den Kunden in Textform oder durch digitale Bestätigung unter Einbeziehung dieser AGB.

(3) Mit Annahme des Angebots bestätigt der Kunde, von diesen AGB Kenntnis genommen zu haben und mit deren Geltung einverstanden zu sein.

(4) Das Angebot in Verbindung mit diesen AGB bildet die vollständige vertragliche Grundlage zwischen den Parteien.

(5) Die jeweils aktuelle Fassung der AGB ist vor Annahme des Angebots abrufbar und speicherbar. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung.

§ 3 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Gegenstand des Vertrages ist die Erbringung von betriebswirtschaftlichen Beratungs-, Analyse- und Unterstützungsleistungen im Bereich Controlling, Performance Management, Unternehmenssteuerung sowie angrenzender kaufmännischer Dienstleistungen gemäß dem jeweils angenommenen Angebot.

(2) Art und Umfang der konkret geschuldeten Leistungen ergeben sich ausschließlich aus dem jeweiligen Angebot. Soweit dort nichts Abweichendes geregelt ist, schuldet SnC eine Dienstleistung, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

(3) SnC erbringt ihre Leistungen eigenverantwortlich und unabhängig. Eine Eingliederung in die Organisation des Kunden oder eine Weisungsgebundenheit hinsichtlich Zeit, Ort oder Art der Durchführung besteht nicht.

(4) SnC übernimmt keine Organfunktion im Unternehmen des Kunden. Insbesondere werden keine Geschäftsführungs-, Vertretungs- oder Entscheidungsbefugnisse übernommen.

(5) Die Leistungen von SnC umfassen ausdrücklich keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Eine Prüfung rechtlicher oder steuerlicher Fragestellungen erfolgt nicht. Der Kunde ist verpflichtet, hierfür qualifizierte Berater hinzuzuziehen.

(6) Analysen, Auswertungen, Planungen, Forecasts und Empfehlungen stellen keine Garantie für den Eintritt bestimmter wirtschaftlicher Entwicklungen dar.

(7) Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen der Vereinbarung in Textform und sind gesondert zu vergüten.

(8) SnC ist berechtigt, zur Erbringung ihrer Leistungen KI-gestützte Systeme einzusetzen (insbesondere Dienste von OpenAI und Anthropic). Der Einsatz erfolgt ausschließlich unterstützend. Sämtliche Arbeitsergebnisse werden durch fachlich qualifizierte Mitarbeiter von SnC geprüft und bewertet. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschließlich Profiling) beruhende Entscheidung, die dem Kunden oder betroffenen Personen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt (Art. 22 DSGVO). Einzelheiten zur datenschutzrechtlichen Ausgestaltung des KI-Einsatzes ergeben sich aus § 12.

§ 4 Nutzungsrechte

SnC räumt dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für eigene betriebliche Zwecke an den im Rahmen des Vertrages erstellten Arbeitsergebnissen ein. Eine Weitergabe an Dritte oder kommerzielle Verwertung bedarf der Zustimmung von SnC. Eigentums- und Urheberrechte an Methoden, Vorlagen, Konzepten und Know-how verbleiben bei SnC.
Für Softwarebestandteile, die SnC im Rahmen des Vertrages erstellt, beispielsweise Module, Apps, Erweiterungen, Schnittstellen, Anpassungen und Konfigurationen (etwa auf Basis der Odoo-Plattform), gilt ergänzend Folgendes: Der Kunde erhält nach vollständiger Zahlung der auf die jeweilige Erstellungsleistung entfallenden Vergütung ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht zur Nutzung für eigene betriebliche Zwecke. Die Software wird dem Kunden in nutzbarer (ausführbarer) Form innerhalb der für das Mandat verwendeten Systemumgebung bereitgestellt. Der Quellcode sowie sämtliche Eigentums-, Urheber- und sonstigen Schutzrechte an der Software verbleiben bei SnC.
Der Betrieb der Software setzt die von SnC bereitgestellte bzw. betriebene Software- und Systemumgebung voraus (beispielsweise die Odoo-Plattform). Die hierfür erforderlichen Lizenzen bzw. Subscriptions der eingesetzten Plattformen und Drittsoftware laufen, sofern nicht ausdrücklich in Textform abweichend vereinbart, auf SnC; ein eigener Lizenz- oder Subscription-Anspruch des Kunden gegenüber dem jeweiligen Anbieter (etwa der Odoo S.A.) wird hierdurch nicht begründet. Das Nutzungsrecht besteht für die Dauer der Bereitstellung innerhalb dieser Umgebung.
Das Nutzungsrecht umfasst keinen administrativen oder technischen Vollzugriff (Volladministrator-Rechte) auf die von SnC betriebenen Systeme, deren Backend oder die zugrunde liegende Infrastruktur. Der Zugriff des Kunden beschränkt sich auf die vertraglich vereinbarten Benutzerrollen und den vereinbarten Funktionsumfang.
SnC ist berechtigt, selbst erstellte, allgemein verwendbare Bestandteile der Software, insbesondere generische Module, Bibliotheken, Komponenten und Vorlagen, auch anderweitig und für andere Kunden zu verwenden und zu verwerten, soweit einzelne Bestandteile nicht bei Vertragsschluss ausdrücklich in Textform von einer solchen Verwertung ausgeschlossen wurden.
Darüber hinausgehende Nutzungs- und Verwertungshandlungen, insbesondere die Vervielfältigung, Bearbeitung, Weitergabe an Dritte, Veröffentlichung oder kommerzielle Verwertung der Software außerhalb des vereinbarten Zwecks, bedürfen der vorherigen Zustimmung von SnC in Textform.
Mit Beendigung des Vertrages endet das Recht des Kunden zur Nutzung der Software innerhalb der von SnC betriebenen Systemumgebung. Eine Fortführung des Betriebs außerhalb dieser Umgebung, eine Herausgabe einzelner Komponenten oder deren Übertragung in eine eigene Systemumgebung oder Instanz des Kunden bedürfen einer gesonderten Vereinbarung in Textform und können von SnC von einer gesonderten Vergütung abhängig gemacht werden. Die Regelungen in § 12 zur Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten bleiben unberührt.
Verstößt der Kunde schuldhaft gegen die vorstehenden Regelungen zu den Nutzungsrechten, insbesondere durch eine über den vereinbarten Umfang hinausgehende Nutzung oder Verwertung der Software, eine Weitergabe an Dritte, eine unbefugte Vervielfältigung oder Bearbeitung oder durch den Versuch, sich administrativen oder technischen Vollzugriff auf die Systeme, deren Backend oder den Quellcode zu verschaffen, so ist SnC berechtigt, für jeden Fall der Zuwiderhandlung eine Vertragsstrafe zu verlangen. Die Höhe der Vertragsstrafe setzt SnC nach billigem Ermessen fest; sie kann im Streitfall durch das zuständige Gericht auf ihre Angemessenheit überprüft werden. Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens bleibt unberührt, wobei eine verwirkte Vertragsstrafe auf einen etwaigen Schadensersatzanspruch angerechnet wird. Das Recht von SnC, bei fortdauernden oder schwerwiegenden Verstößen die weitere Nutzung der Software zu untersagen und den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, bleibt unberührt.

§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, SnC alle zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Unterlagen, Daten und Zugänge vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm übermittelten Informationen und Daten zutreffend, aktuell und vollständig sind. SnC ist nicht verpflichtet, die vom Kunden überlassenen Informationen ohne gesonderten Auftrag auf Richtigkeit oder Vollständigkeit zu überprüfen.

(3) Eine Plausibilitätsprüfung der vom Kunden bereitgestellten Informationen und Daten erfolgt nur, soweit dies ausdrücklich Bestandteil des vereinbarten Leistungsumfangs ist. Eine weitergehende inhaltliche, rechtliche oder steuerliche Prüfung schuldet SnC nicht.

(4) Der Kunde benennt einen fachlich geeigneten und zur Abgabe verbindlicher Erklärungen bevollmächtigten Ansprechpartner.

(5) Verzögerungen oder Mehraufwände, die dadurch entstehen, dass der Kunde seine Mitwirkungspflichten nicht oder nicht ordnungsgemäß erfüllt, gehen nicht zu Lasten von SnC. Hierdurch entstehende zusätzliche Aufwände kann SnC gesondert in Rechnung stellen.

(6) Soweit Leistungen von SnC auf Angaben oder Vorgaben des Kunden beruhen, ist der Kunde für deren rechtliche Zulässigkeit und sachliche Richtigkeit verantwortlich.

(7) Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht nach und wird hierdurch die Leistungserbringung ganz oder teilweise unmöglich oder wesentlich erschwert, ist SnC für daraus resultierende Schäden, Verzögerungen oder Fehlentwicklungen nicht verantwortlich, sofern SnC die Mitwirkungsdefizite nicht zu vertreten hat.

§ 6 Vergütung

(1) Die Vergütung ergibt sich aus dem angenommenen Angebot zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.

(2) Die laufende Vergütung ist monatlich im Voraus fällig und innerhalb von 7 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zu zahlen.

(3) Leistungen, die über den im Angebot vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, insbesondere Mehrleistungen oder Leistungen außerhalb vereinbarter Pauschalen (Retainer), werden von SnC gesondert berechnet, monatlich nachträglich abgerechnet und sind mit Rechnungsstellung sofort ohne Abzug zur Zahlung fällig.

(4) Eine im Angebot ausgewiesene Ersteinrichtungspauschale ist mit Vertragsschluss sofort fällig. SnC ist nicht verpflichtet, vor vollständigem Zahlungseingang mit der Leistungserbringung zu beginnen.

(5) Gerät der Kunde in Verzug, gelten die gesetzlichen Verzugsregelungen.

(6) Aufrechnung und Zurückbehaltung sind nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig.

(7) SnC ist berechtigt, die Vergütung bei Dauermandaten nach Ablauf von zwölf Monaten anzupassen, sofern sich wesentliche Kostenfaktoren verändert haben. Die Anpassung ist sechs Wochen vor Inkrafttreten mitzuteilen.

(8) Befindet sich der Kunde mit mehr als einer Monatsvergütung in Verzug, ist SnC berechtigt, die Leistung bis zur vollständigen Zahlung auszusetzen. Während der Dauer der Aussetzung ist SnC für hieraus resultierende Verzögerungen oder Auswirkungen auf Projektergebnisse nicht verantwortlich.

(9) Die Fälligkeit der Vergütung bleibt von etwaigen Beanstandungen unberührt, sofern diese nicht rechtskräftig festgestellt oder unbestritten sind.

(10) SnC ist berechtigt, vereinbarte Vergütungen im SEPA-Lastschriftverfahren einzuziehen, sofern der Kunde SnC ein entsprechendes SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat. Der Kunde stellt sicher, dass das angegebene Konto zum Zeitpunkt der Abbuchung ausreichende Deckung aufweist. Kosten, die durch Rücklastschriften entstehen, trägt der Kunde, sofern er die Rücklastschrift zu vertreten hat.

§ 7 Reisekosten und Auslagen

(1) Reise- und Auslagenkosten werden gesondert berechnet, sofern im Angebot nichts Abweichendes geregelt ist.

(2) Soweit steuerrechtlich zulässig oder branchenüblich, gelten folgende Grundsätze:

Bahn 1. Klasse
Flug Economy
Pkw 0,60 EUR pro Kilometer
Hotel in businessgeeigneter Kategorie
Verpflegungsmehraufwand nach steuerlichen Höchstsätzen
Sonstige Auslagen nach belegtem Aufwand

(3) Die Wahl des Verkehrsmittels bleibt SnC vorbehalten.

(4) Bei außergewöhnlich hohen Reisekosten wird vorab eine Abstimmung mit dem Kunden vorgenommen.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird mit einer Mindestlaufzeit von zwölf Monaten geschlossen, sofern im Angebot nichts Abweichendes vereinbart ist.

(2) Erfolgt keine Kündigung mit einer Frist von vier Wochen zum Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit, verlängert sich der Vertrag jeweils automatisch um weitere zwölf Monate.

(3) Die Kündigung bedarf der Textform.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 9 Leistungserbringung

(1) SnC erbringt sämtliche Leistungen als Dienstleistung im Sinne eines Dienstvertrages. Ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg oder ein werkvertragliches Ergebnis wird nicht geschuldet.

(2) Eine Abnahme im werkvertraglichen Sinne findet nicht statt, sofern nicht im jeweiligen Angebot ausdrücklich und schriftlich eine abnahmefähige Einzelleistung vereinbart wurde.

(3) Beanstandungen hinsichtlich der Leistungserbringung sind vom Kunden unverzüglich nach Kenntnisnahme in Textform unter konkreter Beschreibung des beanstandeten Sachverhalts mitzuteilen.

(4) Unberechtigte oder pauschale Beanstandungen berechtigen den Kunden nicht zur Zurückbehaltung von Vergütungen.

§ 10 Haftung

(1) SnC haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

(2) Bei einfach fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet SnC nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) In den Fällen des Absatzes 2 ist die Haftung von SnC der Höhe nach begrenzt auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor Eintritt des haftungsbegründenden Ereignisses gezahlte Vergütung. Besteht das Vertragsverhältnis noch keine zwölf Monate, ist die bis dahin gezahlte Vergütung maßgeblich.

(4) Im Übrigen ist die Haftung von SnC ausgeschlossen.

(5) SnC haftet nicht für unternehmerische oder kaufmännische Entscheidungen des Kunden, die dieser auf Grundlage der Leistungen von SnC trifft. Dies gilt nicht, soweit SnC ihre Leistungen nicht vertragsgemäß erbracht hat.

(6) Der Kunde ist verpflichtet, alle von SnC bereitgestellten Arbeitsergebnisse eigenverantwortlich auf Plausibilität zu prüfen, bevor er darauf basierende geschäftliche Dispositionen trifft.

(7) Die vorstehenden Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von SnC.

(8) Die Haftungsbegrenzungen gelten nicht bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder bei Übernahme einer Garantie.

§ 11 Vertraulichkeit und Referenznennung

(1) Die Parteien verpflichten sich, sämtliche ihnen im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages bekannt werdenden vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln.

(2) Als vertrauliche Informationen gelten alle nicht öffentlich bekannten wirtschaftlichen, finanziellen, technischen, organisatorischen und sonstigen geschäftlichen Informationen einer Partei, insbesondere:

betriebswirtschaftliche Auswertungen
Planungs- und Forecast-Daten
Strategien und Geschäftsmodelle
Kunden- und Lieferantendaten
Kalkulationen
interne Prozesse
Zugangsdaten und IT-Strukturen
Vertragsinhalte

unabhängig davon, ob diese mündlich, schriftlich, elektronisch oder in sonstiger Form übermittelt werden.

(3) Nicht als vertraulich gelten Informationen,

a) die zum Zeitpunkt ihrer Offenlegung allgemein zugänglich oder bekannt sind,
b) die nach Offenlegung ohne Verstoß gegen diese Vereinbarung allgemein zugänglich werden,
c) die einer Partei bereits rechtmäßig vor Offenlegung bekannt waren,
d) die von einem Dritten rechtmäßig ohne Vertraulichkeitsverpflichtung erlangt wurden.

(4) Die Parteien dürfen vertrauliche Informationen ausschließlich zur Durchführung dieses Vertrages verwenden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

(5) Mitarbeiter, freie Mitarbeiter und sonstige Erfüllungsgehilfen sind entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten. Die Parteien stellen sicher, dass diese Personen nur insoweit Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten, wie dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

(6) Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Die jeweils betroffene Partei wird die andere Partei, soweit rechtlich zulässig, vor einer Offenlegung informieren.

(7) Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt auch über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus, soweit nicht zwingende gesetzliche Regelungen eine zeitliche Begrenzung vorsehen.

(8) SnC ist berechtigt, den Kunden unter Verwendung von Firmenname und Firmenlogo als Referenz zu benennen, sofern der Kunde dem nicht ausdrücklich in Textform widerspricht. Vertrauliche Informationen werden hierbei nicht offengelegt.

(9) Die Veröffentlichung weitergehender Inhalte, insbesondere Fallstudien, Erfolgsgeschichten, Bild-, Video- oder Tonaufnahmen, Testimonials oder sonstiger werblicher Darstellungen, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Umfang, Inhalt und Dauer der Nutzung werden gesondert vereinbart.

(10) Nach Beendigung des Vertrages sind vertrauliche Unterlagen und Informationen auf Anforderung der jeweils anderen Partei zurückzugeben oder datenschutzgerecht zu löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 12 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. Anwendungsbereich

1. Soweit SnC im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. SnC handelt als Auftragsverarbeiter.

3. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot sowie aus der Art der beauftragten Dienstleistung.

2. Art der verarbeiteten Daten und betroffene Personen

1. Die Verarbeitung kann insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten umfassen:

Personenstammdaten
Kommunikationsdaten
Vertrags- und Abrechnungsdaten
sonstige Daten, die der Kunde im Rahmen der Vertragserfüllung bereitstellt

2. Betroffene Personen können insbesondere sein:

Mitarbeiter des Kunden
Kunden des Kunden
Lieferanten
sonstige Geschäftspartner

3. Weisungsrecht des Kunden

1. SnC verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur anderweitigen Verarbeitung besteht.

2. Weisungen erfolgen in Textform

3. Mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen.

4. Hält SnC eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, wird SnC den Kunden hierauf unverzüglich hinweisen. SnC ist berechtigt, die Durchführung der Weisung bis zur Klärung auszusetzen.

4. Vertraulichkeit und Datensicherheit

1. SnC verpflichtet sich, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln.

2. SnC trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne des Art. 32 DSGVO zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus.

3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in einer Anlage zu diesen AGB beschrieben.

4. SnC stellt sicher, dass die mit der Verarbeitung betrauten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

5. Unterstützungspflichten

1. SnC unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei der Wahrnehmung der Rechte betroffener Personen gemäß Art. 12–22 DSGVO.

2. SnC unterstützt den Kunden bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32–36 DSGVO, soweit dies im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung steht.

3. Anfragen betroffener Personen werden unverzüglich an den Kunden weitergeleitet, sofern sie erkennbar diesen betreffen.

4. Soweit Unterstützungsleistungen über den üblichen Rahmen hinausgehen oder einen erheblichen Mehraufwand verursachen, kann SnC hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.

6. Meldung von Datenschutzverletzungen

1. SnC informiert den Kunden unverzüglich über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten im Sinne von Art. 33 DSGVO.

2. SnC unterstützt den Kunden bei der Erfüllung etwaiger Melde- und Benachrichtigungspflichten.

7. Unterauftragsverhältnisse

1. SnC ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer vertraglichen Leistungen IT-Dienstleister und sonstige Subunternehmer einzusetzen, insbesondere Anbieter von Cloud-, Hosting- oder Kollaborationslösungen.

2. Derzeit werden insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern eingesetzt:

Cloud- und Kollaborationsdienste wie Microsoft 365, SharePoint oder vergleichbare Systeme
Hosting-Dienstleister mit Serverstandort in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union/des EWR
ERP-Betrieb über die Plattform Odoo.sh (Anbieter: Odoo S.A.); Serverstandort innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR

• KI-gestützte Dienste zur Text-, Dokumenten- und Datenverarbeitung, insbesondere OpenAI (ChatGPT Team/Enterprise bzw. OpenAI API; EWR-Vertragspartner: OpenAI Ireland Ltd.) und Anthropic (Claude Team/Enterprise bzw. Anthropic API; Anbieter: Anthropic PBC, USA); Serverstandort insbesondere USA

3. Soweit hierbei eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, ist mit diesen Dienstleistern eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO vereinbart. Grundlage sind regelmäßig die vom jeweiligen Anbieter bereitgestellten Auftragsverarbeitungsbedingungen (Data Processing Addendum), die mit der Beauftragung bzw. der Nutzung der Dienste einbezogen werden.

4. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.

5. Abweichend hiervon kann beim Einsatz der vorgenannten KI-gestützten Dienste eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch auf Servern außerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR, insbesondere in den USA, erfolgen. SnC stellt in diesen Fällen ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Grundlage ist eine Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, die mit den jeweiligen Anbietern regelmäßig über deren Datenschutz- bzw. Auftragsverarbeitungsbedingungen (Data Processing Addendum) einbezogen wird. Der Drittlandtransfer ist zusätzlich abgesichert durch die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO (bei OpenAI) bzw. durch die Zertifizierung des Anbieters nach dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um EU-Standardvertragsklauseln (bei Anthropic). Die Anbieter sichern zudem vertraglich zu, die im Rahmen der Nutzung überlassenen Eingaben und Ergebnisse (Inputs/Outputs) nicht für das Training oder die Weiterentwicklung ihrer KI-Modelle zu verwenden.

6. SnC beschränkt die Eingabe personenbezogener Daten in KI-gestützte Systeme auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß (Datenminimierung) und verwendet, soweit dies mit dem Leistungszweck vereinbar ist, pseudonymisierte oder anonymisierte Daten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO werden nur nach gesonderter Weisung des Kunden und zusätzlicher Absicherung eingegeben.

7. Beabsichtigt SnC die Hinzuziehung weiterer oder den Wechsel bestehender Unterauftragsverarbeiter, wird der Kunde hierüber informiert. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Im Falle eines berechtigten Widerspruchs werden die Parteien eine angemessene Lösung zur Fortführung der Leistungserbringung abstimmen. Ein außerordentliches Kündigungsrecht besteht nur, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne den betroffenen Unterauftragsverarbeiter objektiv nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Ein Widerspruch ist innerhalb von 14 Tagen nach Information schriftlich zu erklären.

8. Kontrollrechte

1. Der Kunde ist berechtigt, sich nach angemessener vorheriger Ankündigung von der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen zu überzeugen.

2. Kontrollen haben während der üblichen Geschäftszeiten zu erfolgen und dürfen den Geschäftsbetrieb von SnC nicht unangemessen beeinträchtigen.

3. Soweit gesetzlich zulässig, können Nachweise durch geeignete Zertifikate, Prüfberichte oder Selbstauskünfte ersetzt werden.

9. Beendigung der Verarbeitung

1. Nach Beendigung des Vertrages wird SnC sämtliche personenbezogenen Daten nach Wahl des Kunden löschen oder zurückgeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

2. Die Löschung erfolgt datenschutzgerecht und wird auf Wunsch bestätigt.

§ 13 Einsatz von Subunternehmern

(1) SnC ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen Subunternehmer, freie Mitarbeiter oder sonstige Erfüllungsgehilfen einzusetzen.

(2) SnC bleibt gegenüber dem Kunden für die ordnungsgemäße Leistungserbringung verantwortlich.

(3) Ein Anspruch des Kunden auf Leistungserbringung durch bestimmte Personen besteht nicht, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

(4) Soweit durch den Einsatz von Subunternehmern personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten ergänzend die Regelungen zur Auftragsverarbeitung gemäß § 12 dieser AGB.

§ 14 Höhere Gewalt

(1) Die vertraglichen Leistungspflichten ruhen für die Dauer des Ereignisses höherer Gewalt.

(2) Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturereignisse, Pandemien, behördliche Maßnahmen, Streiks, rechtmäßige Aussperrungen, Energie- oder Internetausfälle sowie sonstige unvorhersehbare und von der betroffenen Partei nicht zu vertretende Ereignisse.

(3) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich informieren und alle zumutbaren Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen.

(4) Dauert ein Ereignis höherer Gewalt länger als drei Monate an, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

§ 15 Schutz von Geschäftsgeheimnissen

(1) Die Parteien verpflichten sich, Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Gesetzes zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG) angemessen zu schützen.

(2) Geschäftsgeheimnisse dürfen weder verwertet noch offengelegt werden, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine ausdrückliche Zustimmung der berechtigten Partei vorliegt.

(3) Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

§ 16 Verjährung

(1) Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz verjähren innerhalb von zwölf Monaten ab Kenntnis des anspruchsbegründenden Ereignisses, spätestens jedoch innerhalb von zwei Jahren ab Entstehung des Anspruchs.

(2) Die Verkürzung der Verjährungsfrist gilt nicht für Ansprüche aus vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie in den Fällen des § 10 Abs. 8 dieser AGB.

(3) Die gesetzlichen Verjährungsfristen bleiben im Übrigen unberührt.

§ 17 Abwerbeverbot

(1) Der Kunde verpflichtet sich, während der Vertragslaufzeit sowie für einen Zeitraum von zwölf Monaten nach Beendigung des Vertrages keine Mitarbeiter oder freien Mitarbeiter von SnC unmittelbar oder mittelbar abzuwerben oder ohne Zustimmung von SnC zu beschäftigen.

(2) Für jeden Fall der Zuwiderhandlung verpflichtet sich der Kunde zur Zahlung einer Vertragsstrafe in Höhe einer Bruttojahresvergütung des betreffenden Mitarbeiters.

§ 18 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist München, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Erfüllungsort für sämtliche Leistungen aus diesem Vertrag ist der Sitz von SnC.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages einschließlich dieser AGB bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung oder Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

(5) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Regelung gilt eine solche als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Regelungslücken.

(6) Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag ohne vorherige Zustimmung von SnC auf Dritte zu übertragen.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Zutrittskontrolle

Geschäftsräume sind gegen unbefugten Zutritt gesichert.
Serverinfrastruktur befindet sich in Rechenzentren in Deutschland mit entsprechenden physischen Sicherheitsmaßnahmen.

2. Zugangskontrolle

Personalisierte Benutzerkonten.
Passwortschutz mit definierten Mindestanforderungen.
Zwei-Faktor-Authentifizierung für Cloud-Dienste und zentrale Systeme.
Automatische Gerätesperre bei Inaktivität.
Endgeräte sind durch Festplattenverschlüsselung gegen unbefugten Zugriff geschützt
Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Sicherheitsmechanismen.

3. Zugriffskontrolle

Rollen- und Berechtigungskonzepte nach dem Need-to-know-Prinzip.
Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte.
Dokumentierte Verpflichtung der Mitarbeiter auf Vertraulichkeit.
Datenminimierung und, soweit möglich, Pseudonymisierung vor Eingabe personenbezogener Daten in KI-gestützte Systeme.

4. Weitergabekontrolle

Verschlüsselte Datenübertragung über TLS/SSL.
Nutzung etablierter Cloud-Dienste mit integrierten Sicherheitsmechanismen.
Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit relevanten IT-Dienstleistern.
Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auch mit eingesetzten KI-Dienstleistern (OpenAI, Anthropic), regelmäßig auf Grundlage der Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.
Vertraglicher Ausschluss der Nutzung überlassener Daten zu Trainings- oder Weiterentwicklungszwecken der KI-Modelle.
Absicherung von Datenübermittlungen in Drittländer (insbesondere USA) durch EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework.

5. Eingabekontrolle

Nachvollziehbarkeit von Änderungen in eingesetzten Cloud- und Kollaborationssystemen.
Protokollierung systemseitiger Aktivitäten, soweit technisch vorgesehen.

6. Auftragskontrolle

Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden.
Vertragliche Verpflichtung eingesetzter IT-Dienstleister zur Einhaltung der DSGVO.
Verarbeitung durch KI-Dienstleister ausschließlich auf Grundlage dokumentierter Weisung und vertraglicher DSGVO-Bindung; keine Nutzung der Daten zu eigenen Zwecken der Anbieter.

7. Verfügbarkeitskontrolle

Hosting auf Servern in Deutschland bzw. innerhalb der Europäischen Union/des EWR (u. a. Odoo S.A. / Odoo.sh für die ERP-Plattform).
Regelmäßige Datensicherungen durch IT-Dienstleister.
Einsatz aktueller Sicherheitssoftware.
Regelmäßige Updates der eingesetzten Systeme.
Notfall- und Wiederanlaufverfahren.

8. Trennungsgebot

Logische Trennung von Kundendaten innerhalb der eingesetzten Systeme.
Zugriff nur für berechtigte Personen.

9. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

Regelmäßige Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen.
Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz.
Anpassung der Maßnahmen an technische Entwicklungen.