Was konkret automatisch läuft
Ein Beleg kommt an. Die Erkennung liest die Daten aus und vergleicht sie mit den Stammdaten des Lieferanten. Die Kontierung schlägt Konto und Kostenstelle vor, weil derselbe Lieferant zuletzt so gebucht wurde. Die Rechnung geht an die Person, die laut Regel freigibt. Nach der Freigabe landet sie im nächsten Zahllauf. Kommt die Zahlung vom Konto zurück, ordnet der Abgleich sie dem Beleg zu. An keiner dieser Stellen tippt jemand etwas ab.
Was ein Mensch weiterhin prüft
Jeden Fall, bei dem die Maschine nicht sicher ist: ein neuer Lieferant, ein ungewöhnlicher Betrag, eine Kostenstelle, die es so noch nicht gab, ein Beleg ohne lesbare Rechnungsnummer. Diese Fälle landen bei einem Mitarbeiter von SnC Solution, der sie zuordnet. Wie hoch der Anteil ist, hängt vom Belegbild ab. Stichproben über alle Buchungen kommen dazu.
Wie die Zeitersparnis zustande kommt
Von Hand wird jeder Beleg erfasst, kontiert, weitergereicht, gebucht und abgeglichen. Automatisiert bleiben nur die Fälle übrig, die geprüft werden müssen, und die Stichproben. Wie die 75 bis 90 Prozent an der Belegmenge deines Unternehmens zustande kommen, rechnen wir dir vor.
Datenschutz und wo die Daten liegen
Die Belege liegen in Systemen mit Serverstandort in der EU. Der Zugriff ist personengebunden, jede Änderung protokolliert. Die Erkennung läuft auf Belegdaten, nicht auf Personaldaten. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört zum Auftrag, welche Systeme im Einzelnen genutzt werden, steht darin.
Wer haftet, wenn die Maschine falsch bucht
SnC Solution. Die Automatisierung ist unser Werkzeug, die Buchhaltung bleibt unsere Leistung. Eine falsche Buchung wird korrigiert wie jede andere, und die Prüfung durch einen Menschen ist genau dafür da, dass es selten dazu kommt. Du gibst Zahlungen frei, das bleibt der einzige Schritt, den niemand für dich macht.
