Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931, das automatisch verarbeitet werden kann, ein PDF per Mail ist keine. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung kommt 2027 und 2028.
Für Geschäftsführer, die von der E-Rechnung gehört haben und wissen wollen, ob und wann es sie betrifft. Betroffen sind alle Unternehmen in Deutschland mit Umsätzen an andere Unternehmen im Inland, unabhängig von der Größe.
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format, das eine Software direkt lesen kann. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reine Datendatei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteten Daten), zulässig sind auch andere Formate nach der Norm EN 16931. Eine Rechnung als PDF im Anhang einer Mail, ein Scan oder ein Ausdruck sind keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt werden.
Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind von der Pflicht zur Ausstellung aber ausgenommen. Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
Der Empfang ist seit 2025 Pflicht und sofort umsetzbar: eine Adresse, an die Lieferanten schicken, und ein Weg, die Datei zu lesen und zu buchen. Die Ausstellung braucht ein Rechnungsprogramm, das das Format erzeugt. Die meisten aktuellen Programme können das, ältere Versionen nicht.
Wir richten Empfang, Ausstellung und Archiv ein und binden alles an die laufende Buchhaltung an. Wer seine Belege noch auf Papier hat, stellt mit der digitalen Buchhaltung in drei Wochen um und erledigt die E-Rechnung im selben Schritt. Die Angaben auf dieser Seite beschreiben die Umsetzung durch SnC Solution und sind keine Rechtsberatung.
Das machst du
Du sagst uns, wie Rechnungen heute geschrieben und empfangen werden.
Das macht SnC Solution
Wir prüfen Programm, Formate und Ausnahmen und legen den Umstellungsplan fest.
Das machst du
Du informierst deine Lieferanten über die neue Adresse.
Das macht SnC Solution
Wir richten die Empfangsadresse, die Prüfung und die Weiterleitung in die Buchhaltung ein.
Das machst du
Du stellst Rechnungen ab dem Stichtag aus dem System aus.
Das macht SnC Solution
Wir stellen das Rechnungsprogramm auf das Format ein oder binden ein passendes an.
Das machst du
Nichts. Die Rechnungen laufen im Alltag mit.
Das macht SnC Solution
Archivierung im Originalformat und Buchung ohne Abtippen laufen bei uns.
Thorsten Runge oder Marcel Berger geht mit dir durch, ob Empfang, Ausstellung und Archiv bei dir schon stehen und was noch fehlt. Kostenlos, per Videocall, ohne Verkaufsgespräch.
Nein. Ein PDF enthält keine strukturierten Daten, die eine Software lesen kann. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL sowie andere Formate nach der Norm EN 16931.
Empfangen müssen alle seit 2025. Bei der Ausstellung gilt die Pflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle, Kleinunternehmer ausgenommen.
Bis zum Ende der Übergangsfrist ist das mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Danach ist die Rechnung formal nicht ordnungsgemäß, und der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren. Kunden werden deshalb auf E-Rechnungen bestehen.
Die Datei muss im Originalformat unverändert über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abrufbar bleiben, derzeit acht Jahre für Buchungsbelege. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.
Die Einrichtung von Empfang, Ausstellung und Archiv ist Teil der Übergabephase, wenn SnC Solution die Buchhaltung übernimmt. Als einzelne Leistung nennen wir den Aufwand nach der Bestandsaufnahme in Woche 1.
