E-Rechnungspflicht 2027: wer betroffen ist und welche Ausnahmen gelten

Dieser Beitrag beschreibt den Stand im Oktober 2026. Die Fristen stehen im Umsatzsteuergesetz, die Einzelheiten in Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026. Welche Regel für dich gilt, hängt an deinem Umsatz und an deinen Kunden. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Was ist eine E-Rechnung und was ist keine?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, deren Daten in einem strukturierten Format übermittelt werden, das eine Software ohne Abtippen lesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen dabei als einzelne Datenfelder in einer Datei, meist im Format XML.

Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes sind:

• eine Rechnung als PDF im Anhang einer Mail
• eine eingescannte Papierrechnung
• eine Rechnung, die als Word- oder Excel-Datei verschickt wird
• das Foto einer Rechnung

Das Gesetz nennt diese Formen seit 2025 „sonstige Rechnung“. Zwischen Unternehmen im Inland sind sie nur noch in der Übergangszeit und bei den Ausnahmen weiter unten erlaubt, an Privatkunden darfst du sie weiter schicken.

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht kommt in drei Stufen. Gemeint sind immer Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

• 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.
• 1. Januar 2027: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, müssen E-Rechnungen ausstellen. PDF und Papier sind für sie dann nicht mehr erlaubt.
• 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt dann für alle Unternehmen, auch für die mit kleinerem Umsatz, Kleinunternehmer ausgenommen. An diesem Tag enden die gesetzlichen Übergangsregeln.

Im Jahr 2026 sind Papierrechnungen noch erlaubt, ein PDF oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers. Wer noch nicht umgestellt hat, darf also wie bisher Rechnungen schreiben, muss aber E-Rechnungen annehmen, wenn ein Lieferant sie schickt.

Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 750.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 darf auch 2027 noch PDF-Rechnungen an Geschäftskunden schicken, wenn der Kunde zustimmt. Ab dem 1. Januar 2028 muss er E-Rechnungen ausstellen. Liegt der Umsatz 2026 bei 850.000 Euro, gilt die Pflicht schon ab dem 1. Januar 2027.

Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur Ausstellung gilt nicht für jede Rechnung. Ausgenommen sind:

• Rechnungen an Privatkunden. Hier bleibt alles wie bisher.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, etwa für Büromaterial oder eine Bewirtung.
• Fahrausweise, also Bahn-, Bus- und Flugtickets.
• Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa die Vermietung von Wohnraum oder Leistungen von Ärzten und Versicherungen.
• Rechnungen von Kleinunternehmern.
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland.

Eine Ausnahme bei der Ausstellung heißt nicht, dass du keine E-Rechnungen annehmen musst. Die Pflicht zum Empfang gilt für jedes Unternehmen, auch für Kleinunternehmer und für Vermieter, die nur steuerfreie Umsätze haben. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise darfst du freiwillig als E-Rechnung schicken, Papier und PDF bleiben dort erlaubt.

Gilt die E-Rechnung auch für Kleinunternehmer?

Zum Teil. Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Umsatz hat. Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Empfangen musst du sie seit dem 1. Januar 2025 trotzdem, und du musst sie im Originalformat aufbewahren.

Freiwillig umzustellen kann sich lohnen. Viele aktuelle Rechnungsprogramme erzeugen das Format ohne Aufpreis, und Kunden, die ihre Eingangsrechnungen automatisch buchen, fragen danach. Wer die Kleinunternehmergrenze bald überschreitet, ist dann schon vorbereitet.

Was ist der Unterschied zwischen Empfang und Ausstellung?

Empfangen heißt: Du nimmst die Datei an, liest sie, buchst sie und bewahrst sie auf. Für die Annahme reicht ein E-Mail-Postfach. Ein Mailprogramm zeigt die XML-Datei aber nicht lesbar an. Dafür brauchst du eine Anzeigesoftware oder ein Buchhaltungsprogramm, das XRechnung darstellt. Bei ZUGFeRD hilft das mitgeschickte PDF beim Lesen, maßgeblich sind aber die Daten in der Datei.

Ausstellen heißt: Dein Rechnungsprogramm erzeugt die Datei selbst. Das ist der größere Schritt, weil die Stammdaten stimmen müssen: Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestellnummer des Kunden und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. Fehlt ein Pflichtfeld, kann die Software des Empfängers die Rechnung zurückweisen.

Den Empfang musst du schon heute beherrschen. Die Ausstellung bereitest du am besten bis November vor, damit im Dezember Zeit für eine Testrechnung bleibt.

Welche Formate sind für die E-Rechnung zulässig?

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bild. Bei Rechnungen an Behörden ist sie Standard.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, die Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
• EDI-Verfahren: Unternehmen, die EDI miteinander vereinbart haben, dürfen es bis Ende 2027 weiter nutzen, auch ohne Format nach EN 16931. Danach nur noch, wenn sich die Daten verlustfrei in ein Format nach der Norm übertragen lassen.

Welches Format du schickst, entscheidest du als Aussteller. Der Empfänger muss jedes Format nach EN 16931 verarbeiten können. Für viele Betriebe ist ZUGFeRD der einfachere Einstieg, weil Kunden ohne passende Software trotzdem ein lesbares PDF bekommen.

Was gilt für Gutschriften, Anzahlungen und Rechnungskorrekturen?

Die Pflicht hängt nicht an der Überschrift des Dokuments, sondern daran, ob es eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Für Gutschriften, Abschläge und Korrekturen heißt das:

• Bei einer Gutschrift rechnet der Kunde über deine Leistung ab, etwa bei Provisionen, und stellt die E-Rechnung aus. Das müsst ihr vorher vereinbaren.
• Abschlagsrechnungen im Bau und Anzahlungsrechnungen sind Rechnungen und fallen unter die Pflicht. Die Schlussrechnung muss die gezahlten Beträge aufführen.
• Eine Rechnungskorrektur zu einer E-Rechnung muss selbst eine E-Rechnung sein und die ursprüngliche Rechnung eindeutig benennen.

Gerade in Branchen mit vielen Abschlägen, etwa im Bau, lohnt es, diese Fälle vor dem Stichtag mit dem Rechnungsprogramm durchzuspielen. Ein Programm, das einfache Rechnungen als E-Rechnung erzeugt, kann bei Abschlägen und Schlussrechnungen noch Lücken haben.

Was musst du jetzt tun?

Die folgenden Schritte gelten für jedes Unternehmen, das Rechnungen an andere Unternehmen schreibt:

1. Umsatz 2026 abschätzen. Liegt er voraussichtlich über 800.000 Euro, gilt die Pflicht zur Ausstellung für dich ab dem 1. Januar 2027.
2. Ein Postfach nur für Rechnungen festlegen, etwa rechnung@deinefirma.de, und es deinen Lieferanten mitteilen.
3. Prüfen, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Wenn nicht, ein Update oder ein anderes Programm einplanen.
4. Die Stammdaten deiner Kunden nachziehen: Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bestellnummern, bei Behörden die Leitweg-ID.
5. Das Archiv einrichten. Die XML-Datei muss acht Jahre unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, ein Ausdruck genügt nicht.
6. Festlegen, wer Eingangsrechnungen freigibt und wie sie in die Buchhaltung kommen.
7. Eine Testrechnung mit einem Kunden und einem Lieferanten austauschen, bevor die Pflicht für dich gilt.

Was passiert, wenn du nichts tust?

Ab dem Tag, an dem die Pflicht für dich gilt, ist ein PDF zwischen Unternehmen im Inland keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Dein Kunde riskiert dann seinen Vorsteuerabzug und hat einen guten Grund, mit der Zahlung zu warten, bis die E-Rechnung kommt. Das Geld kommt also später, obwohl die Leistung erbracht ist, und deine offenen Forderungen wachsen. Ein Bußgeld nach § 26a des Umsatzsteuergesetzes droht dir für eine solche Rechnung nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 nicht, wohl aber, wenn du gar keine Rechnung oder sie zu spät ausstellst.

Beim Empfang trifft es dich selbst: Geht die Datei im Postfach unter oder wird nur der Ausdruck abgelegt, fehlt dir der Beleg für den eigenen Vorsteuerabzug. Bei einer Betriebsprüfung zählt die XML-Datei, nicht das Papier.

Was übernimmt SnC Solution bei der Umstellung auf die E-Rechnung?

Wir richten den Empfang ein, stellen dein Rechnungsprogramm auf XRechnung oder ZUGFeRD um, legen das Archiv an und binden alles an die laufende Buchhaltung an, damit E-Rechnungen ohne Abtippen gebucht werden. Außerdem prüfen wir, welche deiner Rechnungen unter eine Ausnahme fallen. Wie sie abläuft und was bei dir bleibt, steht auf der Seite E-Rechnung. Übernimmt SnC Solution deine Buchhaltung, gehört die Umstellung zur Übergabe. Ob sich das für dich rechnet, beschreiben die Ratgeber Buchhaltung selber machen oder auslagern und was das Auslagern kostet.