Buchhaltung selber machen oder auslagern: was sich wann rechnet

Viele Geschäftsführer machen die Buchhaltung in den ersten Jahren selbst, abends oder am Wochenende. Das geht, solange die Zahl der Belege klein bleibt und du weißt, was wohin gehört. Dieser Beitrag zeigt, wo die Grenze liegt, und vergleicht die drei Wege: selbst machen, eine eigene Kraft einstellen oder die Buchhaltung extern abgeben. Rechtliche Angaben beschreiben den Stand im März 2026.

Was kannst du in der Buchhaltung selber machen und was nicht?

Selbst machen kannst du die laufenden Arbeiten, die jeden Monat anfallen:

• Belege sammeln und digital ablegen
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfassen und Konten zuordnen
• Bankumsätze abgleichen und offene Posten nachhalten
• Zahlungen vorbereiten und freigeben
• Die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, meist monatlich oder vierteljährlich

Wichtig ist ein fester Termin im Monat, an dem du alle Belege des Vormonats abschließt. Wer sie über Wochen sammelt, bucht am Ende unter Zeitdruck und übersieht dabei Fehler.

Schwieriger wird es bei allem, was über den Monat hinausgeht: Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungen zum Jahresende, Bewertungsfragen und Sonderfälle bei der Umsatzsteuer, etwa bei Leistungen aus dem Ausland. Diese Punkte entscheiden darüber, ob der Jahresabschluss stimmt. Wer sie selbst bucht, braucht Fachwissen, das man nicht nebenbei aufbaut.

Bilanz, Jahresabschluss und Steuererklärungen sind ein eigener Schritt. Die laufende Buchhaltung liefert dafür die Grundlage. Je sauberer sie geführt ist, desto weniger Rückfragen und Nacharbeit kommen am Jahresende auf dich zu.

Darfst du als GmbH die Buchhaltung selber machen?

Ja. Kein Gesetz schreibt vor, wer die Bücher einer GmbH führt. Der Geschäftsführer ist aber dafür verantwortlich, dass sie ordnungsgemäß geführt werden, auch wenn er die Arbeit abgibt. Eine GmbH ist immer zur doppelten Buchführung nach dem Handelsgesetzbuch verpflichtet und muss jedes Jahr eine Bilanz aufstellen. Die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung steht ihr nicht offen.

Gewerbliche Einzelunternehmer dürfen dagegen mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten, solange sie unter den Grenzen von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn im Jahr bleiben, Freiberufler unabhängig von Umsatz und Gewinn. Für sie ist das Selbermachen deutlich einfacher als für eine GmbH.

Für alle gilt: Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, digital nach den GoBD. Dazu gehören vollständige und zeitnahe Buchungen, eine unveränderbare Ablage und eine Beschreibung, wie die Belege verarbeitet werden. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Wie der Umstieg von Ordnern auf eine digitale Buchhaltung gelingt, beschreiben wir auf einer eigenen Seite.

Wie viel Zeit kostet die Buchhaltung im Monat?

Das hängt vor allem an der Zahl der Belege und daran, wie sie bei dir ankommen. Wer nur nebenbei bucht, braucht je Beleg deutlich länger als ein geübter Buchhalter. Dazu kommen Bankabgleich, Mahnungen, Rückfragen und die Umsatzsteuervoranmeldung. Die folgende Rechnung zeigt zwei Fälle mit Beispielzahlen:

Bei 400 Belegen ist das fast eine Arbeitswoche im Monat. Diese Zeit fehlt für Kunden, Angebote und das eigene Team. Josua Vieten, Gründer von ExoMatter, hat nach der Übergabe von Buchhaltung und Controlling an SnC Solution 5 Stunden pro Woche zurückgewonnen.

Weniger Zeit kostet die Buchhaltung, wenn Belege nicht abgetippt werden müssen: Bank, Kreditkarten und Rechnungsprogramm über Schnittstellen anbinden, Eingangsrechnungen als Datei statt auf Papier. Mit der E-Rechnungspflicht ab 2027 wird das ohnehin Standard. Wie Routinearbeit mit KI und Automatisierung wegfällt, zeigen wir an anderer Stelle.

Welche Fehler in der eigenen Buchhaltung werden teuer?

Die meisten Fehler fallen erst spät auf: beim Jahresabschluss, bei einer Betriebsprüfung oder wenn das Konto plötzlich leer ist. Teuer werden vor allem diese:

• Vorsteuer aus Rechnungen ziehen, die nicht alle Pflichtangaben enthalten. Bei einer Prüfung kann sie zurückgefordert werden, mit Zinsen, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig berichtigt wird.
• Die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgeben oder zu spät zahlen. Dann drohen Verspätungs- und Säumniszuschläge, Letztere mit 1 Prozent pro angefangenem Monat.
• Belege verlieren oder nur als Ausdruck aufbewahren, obwohl sie digital kamen.
• Private und betriebliche Ausgaben vermischen, gerade bei einer GmbH. Das kann als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden.
• Offene Rechnungen nicht nachhalten. Das Geld fehlt dann auf dem Konto, obwohl der Umsatz in der Buchhaltung steht.

Der letzte Punkt kostet oft am meisten, weil er nicht auffällt. Wer Monate hinterher bucht, sieht in der BWA nur die Vergangenheit und merkt zu spät, wenn die Liquidität knapp wird. Eine Liquiditätsplanung setzt voraus, dass die Buchhaltung aktuell ist.

Selbst, eigene Kraft oder extern: wie unterscheiden sich die drei Wege?

Welcher Weg passt, hängt von Belegmenge, deinem eigenen Zeitwert und davon ab, wie wichtig dir aktuelle Zahlen sind.

Selbst machen kostet kein Geld, aber deine Zeit. Es passt, solange du wenige Belege hast, die Regeln kennst und die Buchhaltung jeden Monat zeitnah erledigst. Fällt sie in die Abende und bleibt liegen, sind die Zahlen zum Steuern zu alt.

Eine eigene Kraft einstellen lohnt sich, wenn die Arbeit eine Stelle füllt, denn das Gehalt gehört zu den Fixkosten und läuft auch in ruhigen Monaten weiter. Neben dem Gehalt kommen der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung von rund 21 Prozent, Arbeitsplatz, Software und Weiterbildung dazu. Bei Urlaub, Krankheit oder Kündigung bleibt die Arbeit liegen, und das Wissen hängt an einer Person. Was eine eigene Kraft im Vollkostenvergleich kostet, rechnet der Ratgeber Buchhaltung auslagern: was es kostet durch.

Extern abgeben heißt, dass ein Team die laufende Buchhaltung übernimmt und du nur noch Belege weiterleitest und Zahlungen freigibst. Du zahlst für die Leistung, nicht für Leerlauf, und die Arbeit läuft auch bei Urlaub weiter. Der Preis dafür: Du musst Abläufe festlegen und Belege konsequent digital weitergeben.

Ab welcher Größe rechnet sich das Auslagern?

Eine feste Grenze gibt es nicht, aber drei Zeichen, dass der Punkt erreicht ist:

1. Die Buchhaltung kostet dich regelmäßig mehr als einen Arbeitstag im Monat.
2. Die Zahlen sind beim Monatsende älter als vier Wochen, und du entscheidest nach Kontostand statt nach Auswertung.
3. Du überlegst, eine Kraft nur für die Buchhaltung einzustellen, die damit aber nicht ausgelastet wäre.

Setze für deine eigene Stunde den Preis an, den du einem Kunden berechnen würdest. Bei 15 Stunden im Monat und 100 Euro je Stunde stecken in der selbst gemachten Buchhaltung 1.500 Euro Arbeitszeit im Monat, die nicht auf der Rechnung stehen.

Gründer stehen vor der Frage oft schon im ersten Jahr, weil Investoren aktuelle Zahlen sehen wollen. Für sie gibt es eine eigene Seite zur Buchhaltung für Startups.

Wie läuft der Wechsel von der eigenen zur ausgelagerten Buchhaltung?

Bei SnC Solution ist das System nach zwei bis drei Wochen einsatzbereit. In dieser Zeit werden Altdaten übernommen, Schnittstellen zu Bank, Rechnungsprogramm und Shop eingerichtet und der Belegfluss umgestellt. Was schon in deinen Systemen liegt, bleibt dort, wir binden Rechnungsprogramm, Shop oder ERP an.

Am besten wechselst du zu einem Monats- oder Quartalsanfang, damit es einen klaren Schnitt gibt. Was du vorbereiten solltest: Zugang zu Bank und bisheriger Buchhaltung, eine Liste der offenen Posten und die Belege des laufenden Jahres.

Was übernimmt SnC Solution, wenn du die Buchhaltung abgibst?

SnC Solution übernimmt die laufende Buchhaltung für Unternehmen mit rund 10 bis 200 Mitarbeitern: Belegerfassung, offene Posten, Zahlläufe, Reisekosten und Quartalsabschlüsse. Für den Jahresabschluss bereiten wir alles auf, was dafür gebraucht wird. Du leitest Belege weiter und gibst Zahlungen frei. Die Abrechnung läuft als feste Monatspauschale, nicht nach Stunden. Auf Wunsch kommt ein monatliches Reporting dazu, das aus der Buchhaltung Zahlen zum Steuern macht. Das Team sitzt im Münchner Technologiezentrum, mehr dazu unter Buchhaltungsservice München.