Der Umstieg von Papier auf digitale Buchhaltung dauert bei SnC Solution drei Wochen: Altbestände werden übernommen, Belege kommen ab dann per Foto, Mail oder Schnittstelle. Mit KI-gestützten Prozessen sinkt die Bearbeitungszeit um 75 bis 90 Prozent.
Für Unternehmen, die heute mit Ordnern, Pendelmappen und Ausdrucken arbeiten und wissen wollen, wie der Übergang praktisch aussieht. Geschrieben für Geschäftsführer, die am Ende weniger Zeit mit Belegen verbringen wollen.
Wir sehen uns an, welche Belege heute in welcher Form ankommen: Rechnungen per Post, Kassenbons, Kreditkartenabrechnungen, Ausdrucke aus dem Onlineshop. Daraus entsteht eine Liste, welche Quelle künftig wie erfasst wird. Parallel legen wir die Zugänge zu Bank und Systemen an.
Bank und Kreditkarten laufen ab jetzt automatisch in das System. Das Rechnungsprogramm, der Shop oder das ERP werden über Schnittstellen angebunden. Die Belege des laufenden Jahres werden gescannt und den Buchungen zugeordnet, damit das Jahr ohne Bruch weiterläuft. Frühere Jahre bleiben in der bisherigen Ablage, sie werden nicht nachträglich digitalisiert.
Eingangsrechnungen leiten deine Lieferanten an eine eigene Mailadresse. Kassenbons fotografiert der Mitarbeiter in der App, der Beleg ist damit erfasst. Ausgangsrechnungen entstehen ohnehin im System. Ab dieser Woche buchen wir auf der digitalen Basis, und die Ordner bleiben zu.
Die Belegerkennung liest Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant aus und schlägt die Kontierung vor. Ein Mensch prüft, was unklar ist. So sinkt die Bearbeitungszeit um 75 bis 90 Prozent, ohne dass ein Beleg ungeprüft gebucht wird. Wie das im Einzelnen läuft, steht auf der Seite zur KI-Automatisierung.
Digitale Belege müssen unveränderbar, vollständig und über die gesetzliche Frist abrufbar sein. Die Ablage bei SnC Solution hält jeden Beleg mit Zeitstempel und Änderungsverlauf vor. Papierbelege dürfen nach dem Scan vernichtet werden, wenn das Verfahren dokumentiert ist und das Original nicht aus anderen Gründen aufbewahrt werden muss. Für die E-Rechnung gelten zusätzliche Anforderungen an Format und Archiv.
Das machst du
Du zeigst uns Ordner, Postfach und Systeme.
Das macht SnC Solution
Wir halten fest, welche Belegquelle künftig wie erfasst wird, und legen die Zugänge an.
Das machst du
Du gibst die Freigaben für Bank und Schnittstellen.
Das macht SnC Solution
Bank, Karten, Rechnungsprogramm und Shop laufen automatisch in das System, Altbestand wird übernommen.
Das machst du
Lieferanten schicken an die neue Adresse, Mitarbeiter fotografieren Bons.
Das macht SnC Solution
Wir buchen ab jetzt auf der digitalen Basis und prüfen, was die Erkennung nicht zuordnet.
Das machst du
Du siehst jeden Beleg und jede Buchung im System.
Das macht SnC Solution
Laufende Buchhaltung ohne Papier, mit Ablage, die den Aufbewahrungspflichten entspricht.
Thorsten Runge oder Marcel Berger schaut mit dir auf deine Ablage und sagt dir, wie der Weg zur digitalen Belegerfassung bei dir aussieht. Kostenlos, per Videocall, ohne Verkaufsgespräch.
Nein. Übernommen wird das laufende Jahr, damit es ohne Bruch weiterläuft. Frühere Jahre bleiben in der bisherigen Ablage und werden bei Bedarf dort nachgeschlagen.
Solche Belege werden fotografiert oder gescannt und sind damit erfasst. Die meisten Lieferanten stellen auf Mail um, wenn du sie einmal darum bittest. Für die verbleibenden Papierbelege reicht die App.
Bank, Kreditkarten, gängige Rechnungsprogramme, Shopsysteme und ERP-Systeme mit Schnittstelle. Ob deine Systeme dabei sind, klären wir in Woche 1 anhand deiner Liste.
Die Ablage hält jeden Beleg unveränderbar mit Zeitstempel und Änderungsverlauf über die gesetzliche Frist vor. Ob Papierbelege danach vernichtet werden dürfen, hängt von der Dokumentation des Verfahrens ab und davon, ob das Original aus anderen Gründen aufbewahrt werden muss. Wir stellen die Verfahrensbeschreibung bereit.
Wer Belege verursacht, fotografiert sie in der App statt sie zu sammeln. Wer Rechnungen freigibt, tut das im System mit einem Klick.
